Facilitação, Facilitador e Técnicas Ágeis
Hoje em dia é muito difícil uma pessoa dizer que não participa de uma reunião no dia a dia, eu mesmo participo pelo menos de 3 reuniões por dia, por isso te apresentarei algo que vai te ajudar muito e que estou sempre procurar melhorar, a facilitação.
Uma habilidade muito importante neste século é a comunicação, já que não existe nenhuma profissão que você não tenha que se comunicar com outras pessoas, mesmo que seja de forma remota.
E uma das melhores maneiras de melhorar esta habilidade é realizando a facilitação de reuniões, eventos, encontros e diversas outras atividades, para você entender melhor a seguir eu irei te explicar o que é essa tal facilitação, qual o papel do facilitador e também algumas técnicas ágeis que você pode utilizar.
O que é Facilitação?
Facilitação é um processo de engajar um grupo com o objetivo de ajudá-lo a atingir os seus objetivos durante reuniões e eventos, através de técnicas e ferramentas. Durante este processo é importante que você como facilitador tenha tudo entendido, desenhado, planejado, sustentado e até mesmo documentado.
Em resumo, ela é uma situação em que você como facilitador deve organizar as conversas de maneira mais engajadora, estimulando o diálogo, escutando as pessoas com empatia e ajudando que elas reflitam e criem suas próprias conclusões.
Nos ambientes corporativos a facilitação está sendo cada vez mais presente, e querendo ou não, é uma nova forma de liderar e ensinar as pessoas, já que os facilitadores cada vez mais são pessoas que inspiram as outras.
Os pilares da facilitação são:
- Guiar as pessoas;
- Criar conexões;
- Observar e intervir;
- Buscar consenso ou consentimento.
No mundo em que vivemos hoje diversas ferramentas de comunicação podem nos ajudar na facilitação de reuniões, como o Slack, Microsoft Teams, Google Meet e o Zoom, mas se você quer engajar mais ainda o seu público, pode utilizar ferramentas como o Miro, Mural e as próprias ferramentas do Office 365.
Qual o Papel do Facilitador?
O papel do facilitador é o de conduzir os participantes da reunião ou evento a encontrarem soluções ou auxiliarem a chegarem em um objetivo comum, diagnosticando e intervindo quando necessário para ajudar o grupo a melhorar como eles identificam e resolvem problemas e como eles podem tomar as melhores decisões.
O ideal é que o facilitador seja uma pessoa que todos os participantes aceitem e alguém neutro e que não tenha nenhum tipo de autoridade no processo decisório do grupo, como por exemplo o gerente do time.
Essa pessoa facilitadora deve ter um perfil capaz de tornas as coisas simples, dinamizar as reuniões e também engajar todos os participantes, é fundamental que esta pessoa goste de servir e ajudar as outras e que faça tudo o que for possível para que o time alcance o resultado esperado durante a reunião.
Durante uma facilitação essa pessoa facilitadora será responsável por guiar todo o processo sem interferir diretamente no conteúdo das discussões, fazer com que todos cheguem a um consenso, identificar as disfunções e atuar de forma que a reunião não perca o foco, garantir que todos tenham voz e sejam ouvir e estimular que todos se comuniquem proativamente.
Quais as Técnicas Ágeis de Facilitação?
Existem várias práticas que você pode utilizar durante uma reunião ou evento, o próprio Management 3.0 sugere alguns tópicos que você deve seguir, para isto separei algumas técnicas ágeis mais simples que você pode utilizar hoje mesmo:
- Busque realizar debates com o objetivo de gerar ideias criativas.
- Faça com que as decisões sejam tomadas em consenso de todo o grupo.
- Realize discussões produtivas entre os membros da reunião para explorar ou esclarecer tópicos
- Utilize da intervenção para fortalecer uma prática construtiva ou descontinuar uma destrutiva.
- Crie regras básicas para direcionar os comportamentos desejados nas reuniões.
- Garanta que as reuniões sigam uma agenda e que sejam orientadas à resultado.
- Faça com que todas as atividades da reunião sejam eficazes e eficientes.
- Colete, organize e resuma as ideias entre os participantes para gerar conclusões.
- Liste tópicos ou perguntas que deverão ser abordados no futuro.
- Utilize histórias para descrever experiências ou aprendizados importantes.
- Realize votações caso mais de uma decisão esteja sendo discutida.
- Não permita que a reunião exceda o tempo planejado, administre o tempo de cada tópico.
- Ao fim da reunião colha feedbacks sobre como você pode melhorar sua facilitação.
- Apresente métricas, gráficos, pesquisas e tudo o que for necessário para dar base ao seu argumento.
- Seja um espelho dos demais participantes da reunião, utilize o mesmo linguajar e atitudes.
Algo interessante de saber é o roteiro com 7 passos para facilitar uma retrospectiva, criado pelo Paulo Caroli e Tainã Caetano, mas este eu vou te apresentar em um outro dia porque este cheio já ficou um pouco grande.
Caso você esteja com um pouco de pressa e queira aprender mais neste momento sobre como facilitar uma reunião, você pode ler o meu texto sobre Reuniões Produtivas, tenho certeza que você irá gostar.
E aí, você já facilita reuniões no seu trabalho? Me conta aqui nos comentários as práticas e técnicas que você utiliza. 😉
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