Tempo é a coisa mais importante que temos em nossas vidas, você já parou para pensar como gasta o seu? Você faz gestão de tempo e planeja as tarefas diárias ou semanais que vai executar?

Sei que a forma como cada um faz a gestão do seu tempo pode ser totalmente diferente de pessoa para pessoa, no qual você pode utilizar apenas uma agenda e outra pessoa usar o Trello e várias outras ferramentas, mas o importante não é como fazer gestão de tempo e sim realiza-la.

A seguir, primeiro vou te explicar o que é gestão de tempo, o motivo pelo qual você deve gerenciar o seu tempo e quais as melhores práticas e técnicas para fazer isto.

O que é Gestão de Tempo?

Gestão de Tempo ou Gerenciamento de Tempo é um conjunto de técnicas para organizar e planejar como o tempo deve ser dividido entre as tarefas, de forma que a produtividade e a eficiência sejam mantidas.

Isto diz muito a respeito da quantidade de tempo que iremos levar para executar cada uma das nossas tarefas diárias.

Portanto, podemos considerar que estamos realizar gestão de tempo quando utilizamos processos e ferramentas para nos auxiliar na execução de atividades e projetos.

Quando fazemos uma gestão de tempo bem feita, isso nos permitirá que realizemos nosso trabalho de maneira inteligente e em menos tempo, até mesmo quando o prazo de entrega está apertado ou quando estamos trabalhando sob pressão.

Existem vários momentos do nosso dia que sabemos que se estivéssemos planejado melhor nossas atividade, conseguiríamos entregar tudo o que estava em nossas listas.

É por este motivo, a grande importância de saber realizar uma boa gestão de tempo, seja para atividades pessoais ou quando estamos liderando um projeto.

Por que devo gerenciar o meu tempo?

Existem vários motivos pelo qual é fundamental que você saiba como utilizar as melhores técnicas e práticas de gerenciamento de tempo, principalmente quando falamos de atividades profissionais.

Separei alguns dos principais motivos para se fazer gestão de tempo:

• Mais pontualidade e disciplina com as tarefas que precisa executar.
• Mais tarefas sendo executadas em um menor período de tempo, ocasionando mais tempo livre.
• Diminuição da carga de estresse e da ansiedade por conta das atividades que precisam ser feitas.
• Maior atingimento de metas e objetivos pessoais ou profissionais em um curto período de tempo.
• Não terá surpresas com novas tarefas ou com datas de entrega em cima do prazo.

Você irá perceber que a sua produtividade será muito maior do que antes de realizar uma gestão de tempo, já que todas as suas tarefas serão executadas naquele período que você planejou.

Dentro do ambiente profissional, as pessoas também irão perceber sua melhora individual e começarão a te elogiar e te envolver em novos projetos mais importantes do que os atuais.

O que fazer para gerenciar melhor o meu tempo?

O primeiro passo para começarmos a organizar nossas atividades diárias é ter um conhecimento prévio sobre tudo o que é necessário realizar em cada uma das tarefas.

Após ter isto em mente, separei um passo a passo que você pode utilizar para fazer a sua gestão de tempo:

1. Planejamento: Escreva em um papel ou planilha todas as atividades que precisam ser executadas, faça um check conforme termina cada uma delas e controle as atividades que estão atrasadas ou em espera.
2. Definição de Metas: Estabeleça metas que seja factíveis com o seu a dia a dia e e com a lista de atividades que você possui. Você pode utilizar o conceito SMART na criação de suas metas.
3. Prazos: Defina o tempo que você irá gastar em cada uma das suas atividades, será ideal na hora de planejar suas atividades. Conforme executa suas atividades você irá aprender a colocar prazos melhores nelas.
4. Agendamentos: Utilize uma agenda física ou digital como o Google Agenda para anotar compromissos, reuniões e as atividades que irão executar.
5. Faça mais Escolhas: Faça uma reflexão sobre as atividades que estão na sua lista e quais delas fazem parte do seu propósito. Aprenda a dizer “não” e comece a não aceitar tudo o que te passam.
6. Priorize as Tarefas: Classifique suas atividades por ordem de importância e nível de urgência, assim terá de forma clara e transparente tudo o que é mais prioritário para fazer no momento.
7. Delegue Tarefas: Durante a priorização de tarefas você verá que existem atividades urgentes mas pouco importantes, estas atividades poderão ser delegadas para outras pessoas executarem no seu lugar.
8. Fuja da Procrastinação: Evite distrações com redes sociais, televisão, mensagens no celular ou até mesmo cafezinhos fora de hora com os colegas de trabalho.
9. Organize as Pausas: Realize pausas estratégicas durante a rotina de execução das suas atividades. Quando se sentir cansado, pare para tomar uma água ou se exercitar.
10. Evite as Multitarefas: Realizar várias atividades ao mesmo tempo só irá te prejudicar e fazer com que nenhuma das atividades sejam executadas com sucesso.

Para cada um dos 10 pontos acima, existem técnicas e ferramentas que você pode utilizar para facilitar a gestão de tempo das suas atividades.

Algumas das ferramentas que mais indico é a Matriz de Eisenhower e a Técnica de Pomodoro, duas das mais poderosas ferramentas de gestão de tempo e produtividade que são utilizadas no mundo inteiro.

E ai, você já faz gestão de tempo das suas atividades? Utiliza alguma ferramenta? Me conta aqui nos comentários 😉

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