Uma grande reclamação de diversas pessoas é sobre reuniões de trabalho, portanto resolvi trazer para vocês algumas das principais dicas de reuniões produtivas conforme o Management 3.0.

Existem diversas reuniões que sabemos que não precisavam existir e que apenas com um e-mail ou apenas uma conversa de Whatsapp, isso faça com que elas não sejam nada produtivas e desanimando cada vez mais os participantes.

A seguir vou te apresentar algumas dicas para ter reuniões produtivas, sejam elas de forma presencial ou remotas.

Dicas para Reuniões Produtivas

Pare de Convidar, Venda sua Reunião: Se as pessoas não estão participando de uma reunião que você realiza, sinto em te dizer, mas o problema está em você e não com elas. Comece a demonstrar o valor daquela reunião e faça com que as pessoas sintam vontade de participar.

Um Tópico por Reunião: Cada reunião deve ter um único tópico, sendo que este tópico deve ser desafiador ou emocional, caso contrário não existe necessidade de abordar os colegas de trabalho em uma reunião.

Faça Reuniões Curtas: Como sua reunião terá um único tópico não é necessário que ela demore muito tempo, faça com que sua reunião seja curta e tenha como foco as ações e não o problema.

Quebre o Gelo e Energize com Jogos: Realize jogos e atividades de quebra gelo para aumentar a energia dos membros da reunião, mas lembre-se de tomar cuidado com o tempo e a prática que irá realizar.

Torne as Reuniões Visuais: Além de serem mais divertidas, as reuniões visuais podem se tornar muito mais interativas e produtivas, sem contar que os membros da reunião podem se tornar mais engajados e preparados para ações que possam surgir.

Tome Decisões: É importante tomar decisões ao fim da reunião, mesmo que elas sejam imperfeitas. Mesmo que a ação seja para uma pessoa que não esteja presente, anote para repassar o tema ou crie um plano de ação.

Encoraje o Choque de Ideias: Deixe que durante a reunião as pessoas debatam sobre ideias, sugestões e críticas sobre o tópico em questão, principalmente quando o assunto abrange várias equipes.

Busque Melhorar: Peça para que os membros da reunião apliquem feedback sobre como foi a reunião, pergunte principalmente se foi possível aprender algo, se a reunião gerou valor e como você pode melhorar as próximas reuniões.

Dicas para Reuniões Remotas

Incentive a Videoconferência: Incentive que todos os membros presentes na reunião estejam com a câmera aberta, isso fará com que as pessoas fiquem mais produtivas e engajadas com os assuntos falados.

Verifique sua Conexão: Certifique-se que a sua conexão com a internet esteja funcionando para durante você esteja falando não ocorra problemas de travamento no áudio ou vídeo. Fique atento também nas configurações do aplicativo esteja funcionando e que o material que será apresentado esteja pronto.

Compartilhe a Agenda: Compartilhe o mais rápido possível a agenda da reunião com o objetivo, o que foi planejado e suas expectativas sobre os demais membros durante a reunião.

Torne o Tempo Conectado Construtivo: Utilize quebra-gelos no início da reunião, faça com que os participantes interajam a todo momento com dúvidas e feedbacks, caso seja uma reunião longa é possível realizar uma pausa para o café também.

Aproveite ao Máximo os Recursos Visuais: Assim como em uma reunião presencial você deve tornar a reunião remota o mais visual possível, porém na remota você precisará ser muito mais criativo para engajar quem está participando.

Aumente as Interações: Dê espaço para que todas as pessoas que estejam participando façam perguntas e apliquem feedbacks, defina um facilitador para manter o foco no tópico da reunião e para envolver todas as pessoas na conversa.

Conclua com um Plano de Ação: No fim da reunião faça um plano de ação para os principais tópicos que foram debatidos ao longo da reunião, não se esqueça de identificar o responsável e o prazo.

Compartilhe o Acompanhamento: Envie para todos os participantes tudo o que foi decidido durante a reunião e o plano de ação que foi criado, envie também os materiais de apresentação, gravação da reunião e faça acompanhamentos semanais sobre o andamento das atividades.

Espero que você tenha gostado das dicas e que coloque elas em práticas ainda nesta semana. Quando aplicá-las me conta aqui nos comentários o que você achou e quais foram os resultados.

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