Durante a gestão de projetos é necessário várias pessoas participando para o sucesso de um projeto, com esta ideia existe o PMO, ou mais especifico escritório de projetos.

Muitos devem conhecer o PMO apenas pela sua sigla e as vezes pode não saber que a sigla tem dois significados: Project Management Office e Project Management Officer, sendo o segundo a pessoa que trabalha no escritório de projetos.

Tendo isto definido, hoje vou mostrar para vocês um pouco sobre o que é escritório de projetos, suas funções e os tipos de PMO existentes.

O que é um Escritório de Projetos?

O escritório de projetos é uma estrutura organizacional para a padronização de processos de governança relacionados a gestão de projetos, facilitando o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas.

Além disso o escritório de projetos é responsável pela capacitação dos gerentes de projetos com o objetivo de obter o melhor resultado do portfólio de projetos. O PMO deve servir também como um mecanismo de controle e conciliação dos projetos dentro da organização.

Muitas vezes é comum utilizar o termo PMO para a pessoa que está responsável pelo escritório de projetos, o que não podemos fazer é confundir as funções desta pessoa com a figura do gerente de projetos.

Durante o dia a dia podemos considerar algumas de suas atividades como serviço de gerenciamento da entrega do projeto, gerenciamento de cronograma, custos e escopo, serviços de governança e desempenho, distribuição de informações, escalada de problemas e muitos outras.

Funções do Escritório de Projetos em um Projeto

Para cada fase de um projeto, podemos determinar que o escritório de projetos tem uma função especifica, conforme podemos ver abaixo:

• Processos de Iniciação: Auxilia nos processos necessários para iniciar um novo projeto, incluindo desenvolver o termo de abertura e a identificação das partes interessadas.
• Processos de Planejamento: Auxilia na criação do plano de gerenciamento do projeto, incluindo identificação de requisitos, planejar o escopo, cronograma e orçamento.
• Processos de Execução: Auxilia na organização das atividades que foram definidas no plano de gerenciamento do projeto.
• Processos de Monitoramento e Controle: Auxilia no monitoramento e controle dos projetos, medindo o seu desempenho e comparando se o que foi planejado está sendo efetivamente entregue.
• Processos de Encerramento: Auxilia na conclusão formal de uma fase ou do projeto como um todo.

Tipos Existentes de PMO

PMO de Suporte:  É o escritório de projetos com um perfil mais consultivo e voltado para o coaching, no qual seu papel principal é realizar recomendações aos gerentes de projetos da organização, com o objetivo de apontar as vantagens e desvantagens de cada modelo, técnica ou ferramenta.

Também tem como função dar suporte com organização de documentos, templates, treinamentos e garantir que as informações sejam utilizadas como lições aprendidas.

PMO de Controle: É o escritório de projetos responsável por avaliar a conformidade das ações dos gerentes de projetos através de auditorias de processos, com o objetivo de identificar partes dos processos que não estão sendo seguidas.

Essas auditorias servem para revisar os processos e criar planos de melhorias conforme necessário, além de verificar se toda a equipe está colocando o conhecimento aprendido na prática.

PMO Diretivo: É o escritório de projetos com o maior grau de controle, até mesmo que o PMO de Controle. Este tipo de PMO é responsável por direcionar os recursos da organização aos projetos, incluindo escolher os gerentes de projetos e o orçamento para cada projeto.

O PMO Diretivo também pode criar e coordenar comitês relacionados aos projetos, com o objetivo de garantir que as partes interessadas estejam informadas em relação aos projetos.

Além destes três tipos de escritórios de projetos podemos classifica-los de três formas:

• Autônomo: Responsável por um projeto ou programa específico.
• Departamental: Responsável por projetos de apenas um departamento ou unidade de negócio da organização.
• Estratégico: Responsável por todos os projetos da organização e na gestão do portfólio, nas priorizações e indicação dos projetos para a alta gestão da organização.

Visto tudo isso que é um escritório de projetos, podemos considerar várias vantagens como aumento da rentabilidade, melhora na taxa de sucesso dos projetos, auxilio na criação de produtos, qualificação dos colaboradores e aprimoramento de projetos.

E ai na empresa que você trabalha possui um escritório de projetos? Me conta aqui nos comentários!

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