Por diversas vezes aqui já falamos sobre Lean e as suas diversas ferramentas e técnicas que podem ser utilizadas diariamente nas organizações, a Toyota, uma das principais empresas que utiliza o Lean, tem várias técnicas para nos ensinar, sendo uma delas o Kata.

Até os dias atuais é muito comum encontrar empresas e profissionais aplicando frequentemente as mais diversas técnicas que foram criadas pela Toyota no passado, muitas delas até sendo evoluídas para os dias atuais.

O Toyota Kata ou simplesmente Kata é uma destas práticas, no qual veremos a seguir o que ela é, porque devemos utilizar, seus benefícios e até mesmo como podemos utilizar dentro de uma organização.

O que é o Toyota Kata?

Kata é a palavra japonesa que pode ser definida como “forma de fazer”, sendo conhecida nas artes marciais como uma sequência de movimentos estruturados sendo executados deliberadamente para que os movimentos específicos se tornem instintivos um dia. Na Toyota o termo se popularizou como um processo para desenvolver padrões de comportamentos, estabelecendo rotinas de aprendizagem para disseminar e preservar todo o conhecimento de atividades executadas no dia a dia.

O conceito do Toyota Kata foi criado por Mike Rother, como uma maneira de gerenciar equipes, fazendo que eles aprendam a utilizar os métodos usados e aperfeiçoados pela Toyota, funcionando basicamente com que as pessoas busquem pela automatização de tarefas dentro das organizações, com o objetivo de diminuir erros de produção.

Em resumo o Kata são rotinas de ensino utilizadas para preservar e compartilhar conhecimento, se referindo a forma no qual pode ser praticada para desenvolver habilidades específicas e até mesmo mentalidades diferentes. Por exemplo: uma pessoa que aprende a dirigir pode não estar focada no que está fazendo dentro do carro, mas sim no caminho que está fazendo e no que está acontecendo ao seu redor nas ruas.

Por que utilizar o Kata?

Ao longo do tempo observando iniciativas e projetos Lean que utilizem o Kata, a Toyota conseguiu perceber alguns dos principais benefícios que podem levar outras empresas a terem sucesso em sua implementação, como:

• A redução do retrabalho realizados por seus colaboradores.
• O orçamento das equipes passou a ser mais organizado.
• Os processos passaram a ser mais produtivos e eficazes.
• Os colaboradores tiveram aumento de conhecimento em soft skills, como a persistência.
• Cultura organizacional focada na diminuição de erros e falhas.
• E o aumento da lucratividade sem ter perdas significativas, como a demissão de colaboradores.
• As empresas passaram a ter progressos em todas as etapas da implementação do Kata ou de projetos Lean.
• Os resultados desejados começaram a impactar positivamente na operação.
• Os colaboradores tiveram mudanças de comportamento e engajamento nos mais diversos projetos.
• Os líderes da organização melhoraram sua forma de aplicar feedbacks e orientar suas equipes.

Com todos os benefícios, é perceptível que a aplicação do Toyota Kata pode se mostrar uma ferramenta transformadora dentro de uma organização e pode fazer com que líderes se tornem cada vez melhores.

Melhoria e Coaching

É importante entender que existem dois tipos de Kata, o Kata de Melhoria e o Kata de Coaching, além disso temos que aprender sobre como eles se diferenciam e como se completam entre si, até mesmo como nós podemos utilizar diariamente.

O Kata de Melhoria é uma maneira de praticar o pensamento científico utilizando rotinas definidas, sendo orientadas a objetivos e à solução de problemas, fazendo isto através de quatro pilares essenciais: desafio, situação atual, condição alvo e prática.

Outro ponto importante é saber que ele se baseia na prática deliberada do ciclo Fazer – Verificar – Ajudar, de forma que seja possível identificar o que está sendo feito de errado e descobrir como o processo pode ser melhorado. Neste ciclo será trabalhado em três fases:

1. Fase de Planejamento: É determinado onde está atualmente, onde quer chegar e os próximos passos para atingir os objetivos.
2. Fase de Execução: É a execução do plano, através de pequenas experimentações e os aprendizados que possam surgir.
3. Fase de Adaptação: É a conclusão de tudo que foi executado, no qual pode ser adaptado o plano para o próximo ciclo de execução.

Já o Kata de Coaching tem como objetivo fazer com que os líderes da organização ajudem suas equipes fornecendo orientação e todo o acompanhamento necessário em suas atividades diárias, sempre que existir alguém executando uma rotina de trabalho deverá existir alguém observando, revisando e orientando.

Podemos considerar que este Kata serve para ajudar os líderes a se tornarem melhores mentores de sua equipes, através de sessões de melhoria de 20 minutos, por meio de perguntas, para entender como a equipe está se sentindo e o que estão pensando no momento.

Durante as sessões de melhoria, os líderes podem realizar as seguintes perguntas:

• Qual o objetivo ou meta do projeto?
• Qual a situação atual do projeto?
• Quais são os impedimentos existentes?
• Qual o próximo passo para solucionar o problema?
• Quando os resultados começarão a aparecer?

Através das respostas, você como líder pode desenvolver melhor o seu trabalho de supervisão, orientação e melhoria dos processos.

Assim como diversas técnicas e práticas de Lean que já vimos por aqui, o Kata é uma das tantas outra que podemos começar a aplicar a qualquer momento, você já utilizou na empresa em que trabalha? Me conta aqui nos comentários! 😉

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