Neste mês de fevereiro ocorreu o lançamento de algo muito importante para a comunidade ágil, no qual foi lançado Guide to the Kanban Method.

O guia foi lançado pela Kanban University, que é a “casa” do método e a comunidade global para os treinadores e consultores que continuam desenvolvendo conhecimentos relacionados ao tema.

Acredito que você já deve ter ouvido falar sobre o Kanban ou tenha até mesmo já trabalhado com um quadro de tarefas na sua empresa e viu as pessoas relacionando isso ao Kanban.

Será que isto está correto? Somente um quadro de tarefas já é o Kanban em si?

Podemos falar que o Kanban é muito mais do que isso, com ele você pode gerenciar todos os tipos de serviços profissionais, utilizar o método é uma forma de visualizar os serviços com foco em melhorá-los da perspectiva dos seus clientes.

Com o método é possível visualizar o conhecimento de trabalho invisível e como ele está se movendo em um fluxo de trabalho, dessa forma seu time passará a responder melhor e mais rápido as necessidades e expectativas dos seus clientes.

Metodologia, Método ou Framework?

Frequentemente confundido como uma metodologia ou como um framework, Kanban é um método ou abordagem de gerenciamento que deve ser aplicado no modelo de trabalho atual que sua empresa está utilizando.

O seu objetivo é ajudar sua organização a melhorar o gerenciamento do trabalho e a entrega de serviços até que atenda consistentemente as expectativas dos clientes, sendo um meio para melhorar as coisas que você já faz e não uma substituição delas.

O método surgiu ao mundo pela primeira vez em 2010 através do livro Kanban: Mudança Evolucionaria de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia do autor David J Anderson.

Assim como outros métodos e frameworks, o Kanban também tem origens no Lean Manufacturing, no entanto é utilizado para gerenciar o conhecimento do trabalho, resultando em bens e serviços intangíveis e virtuais.

Os principais aspectos em comum com o Lean são o foco no fluxo de trabalho, a limitação do trabalho em andamento, o foco na otimização do sistema como um todo, a tomada de decisão com base em dados e a melhoria contínua de forma evolutiva.

Podemos perceber que mesmo tendo origem em um ambiente de tecnologia, é possível utilizar o método em diversos setores. Atualmente é muito comum encontrar agências de marketing, áreas de recursos humanos e até empresas de educação utilizando.

É importante entender que o Método Kanban é aplicado com seus princípios e práticas em cima de um fluxo de trabalho existente.

Quais os princípios do Método Kanban?

O Kanban está divido em dois conceitos de princípios, sendo o primeiro os Princípios de Gestão da Mudança e os demais como Princípios de Entrega de Serviços.

Podemos considerar que os princípios de gestão da mudança são comuns em todas as implementações do método, sendo eles:

• Comece com o que você faz agora.
• Concorde em buscar melhorias através de mudanças evolucionárias.
• Incentive atos de liderança em todos os níveis da organização.

Através da mudança evolucionária e pequenos atos de liderança no dia a dia de trabalho, o método busca aprimorar sua forma de trabalho existente utilizando colaboração e feedback.

Além disto, o Kanban incentiva a adoção de uma abordagem orientada a serviços para entender como o trabalho flui pela sua organização. Isto é baseado na ideia de que sua organização é uma entidade orgânica que consiste em uma rede de serviços que evolui frequentemente.

Com isso em mente, podemos falar sobre os princípios de entrega de serviços:

• Compreender e focar nas necessidades e expectativas do cliente.
• Gerenciar o trabalho e deixar que as pessoas se auto organizam.
• Rever regularmente a rede de serviços e suas políticas a fim de melhorar os resultados.

É muito importante que as organizações não comecem utilizando estes princípios, pois elas podem não ter desenvolvido uma mentalidade orientada para o serviço ou atendimento ao cliente como parte da sua cultura.

Práticas Gerais do Método Kanban

As práticas do Kanban são muito importantes para a organização e que aos poucos você pode ir implementando no dia a dia do seu time, das várias práticas utilizadas no mercado, o Kanban Guide nos apresenta 6 delas:

• Visualizar todo o Fluxo de Trabalho: Visualizar todo o trabalho que está sendo realizado é muito importante para identificar oportunidades de melhoria. Para isto é utilizado o Kanban Board, que vai nos permitir colaboração entre as pessoas e transparência do que está ocorrendo na organização.
• Limitar o Trabalho em Progresso (WIP): Ao longo do tempo é possível indicar a quantidade de itens de trabalho que estão em andamento, limitar essa quantidade de trabalho em progresso é importante para equilibrar e garantir que o fluxo de trabalho funcione de forma eficiente.
• Medir e Gerenciar o Fluxo: É importante medir e gerenciar o fluxo de trabalho da sua organização pois você conseguirá ter informações relevantes para o gerenciamento de expectativas dos clientes, para previsões e para melhoria contínua da sua equipe.
• Tornar as Políticas do Processo Explícitas: É necessário criar políticas de trabalho que serão acordadas entre os times, clientes e todos os envolvidos no projeto, nestas políticas devem estar inclusos horários e conteúdos de reuniões, limites de WIP, definições de conclusão de atividades e outros acordos. Desta forma novos colaboradores ou pessoas que entre durante o projeto saibam o modo que está sendo executado todo o fluxo de trabalho.
• Implementar Ciclos de Feedback: São necessários para melhorar a entrega do seu serviço, o seu objetivo é fortalecer as capacidades de aprendizagem da organização e sua evolução através de experimentos gerenciados.
• Melhorar Colaborativamente e Evoluir Experimentalmente: Já sabemos que o Kanban é um método de mudança contínua, e para que elas ocorram da melhor forma é necessário que as pessoas trabalhem de forma colaborativa e utilizando experimentos projetados com base em métodos científicos.

Existe uma série de outras práticas específicas como as métricas e classes de serviços, mas delas irei falar em outro texto no qual irei explicar cada uma delas para que você entenda da melhor forma possível.

Como é o Kanban Board?

Uma outra prática específica que preciso comentar com vocês neste texto é o Kanban Board, que são os meios mais comuns de visualização do método e que como os demais quadros de tarefas sua utilização é o de puxar os itens da esquerda para a direita, sendo que à esquerda entram os novos itens de trabalho e pela direita é o valor entregue ao cliente.

Os itens de trabalho podem ser de diferentes tipos e tamanhos, de tarefas a requisitos, tipos de artefatos, recursos de produtos e tópicos de projetos que serão descritos em post-its  ou cartões digitais, quando utilizado uma ferramenta.

Seu Kanban Board deve refletir seu fluxo de trabalho específico, mas é muito comum iniciar apenas com as colunas “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito” e quanto mais você aprende vai implementando novas colunas, até mesmo mudando as cores dos post-its conforme os tipos de trabalho que será realizado.

Mas lembre-se cada Kanban Board é único e deve ser baseado apenas no seu fluxo de trabalho, tentar imitar outros fluxos fará com que o seu sistema fique mais complexo do que realmente é. Comece com o que você já tem hoje!

O Método Kanban é enorme e não fica apenas nestas práticas que comentei, hoje passei apenas um resumo para vocês e em breve irei trazer novos textos dando continuidade ao método e como você pode se tornar um especialista.

Este texto foi baseado no próprio Kanban Guide e você pode encontrar sua versão original clicando aqui.

O que você achou do Método Kanban? Se você colocar em prática me avisa aqui nos comentários.

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