Por aqui no Viver de Ágil já vimos muitos temas sobre Modelos de Gestão dentro da uma organização, chegou a hora de aprendermos o que é a Gestão por Processos.

É isto mesmo que você leu, vamos falar sobre gerenciamento de processos e não sobre a criação ou desenho deles como já fizemos em outros textos.

Assim, neste artigo você verá o que é Gestão por Processos, quais são os benefícios de realizar um modelo de gestão deste tipo e quais etapas e práticas você deve seguir.

O que é Gestão por Processos?

A Gestão por Processos tem como objetivo melhorar a forma com que os negócios da empresa são executados e administrados, a partir do controle dos processos em uma visão sistêmica da organização.

Podemos dizer que ela é uma filosofia organizacional que entende como a empresa funciona com a interação entre os seus diversos processos, nesta abordagem será visível atividades como identificação, desenho, execução, documentação, medição, monitoramento, controle e melhoria de processos de negócios.

Este modelo de gestão visa equilibrar o desempenho dos processos da empresa, já que somente assim os objetivos organizacionais podem ser atingidos com sucesso. Lembrando que a Gestão por Processos não é uma metodologia, mas sim uma disciplina gerencial com as melhores práticas de administração de processos.

Quando atuamos na Gestão por Processos do Negócio, podemos dividi-los em três tipo:

1. Processos Primários: Contém todas as atividades fundamentais para o sucesso da organização e para a entrega de valor aos cliente.
2. Processos de Suporte: Contém os processos que entregam valor para outros processos, sendo eles primários ou de gerenciamento.
3. Processos de Gerenciamento: Contém processos que não entregam valor ao cliente, mas que tem como objetivo dar direcionamento ao negócio da organização.

Estes tipos de processos são baseados no modelo de cadeia de valor do Michael Porter, famoso por ser um dos principais nomes da administração estratégica.

A Gestão por Processos traz diversos benefícios para uma organização, como a ter processos claros e bem definidos, possibilita a mensuração de resultados, agilidade na tomada de decisão, redução de custos, otimização de tempo, aumento da satisfação dos clientes e muitos outros.

Quais as etapas da Gestão por Processos?

Durante a gestão por processos é possível seguir um ciclo com 6 etapas, no qual te auxiliam desde o planejamento de um novo processo até na melhoria de um processo já existente, são elas:

• Planejamento: Como em todo projeto o planejamento é uma das principais etapas, é nela em que iremos levantar todos os problemas existentes e as melhores soluções, assim como quais as atividades de execução e o cronograma os times irão seguir.
• Modelagem: Nesta etapa os times irão analisar cada um dos processos existentes no negócio e desenhar os fluxos de trabalho, deixando de uma forma mais visual e prática o que será desenvolvido.
• Simulação: Depois de ter todos os desenhos prontos é a hora de realizar simulações e testes para entender se na prática o que foi desenhado realmente faz sentido, se possível faça o teste com uma ou duas equipes com situações reais de trabalho.
• Execução: Agora que as simulações foram concluídas, é o momento de finalizar os ajustes necessários para o processo, compra de ferramentas, mudanças de equipes ou até contratações de novas pessoas para que o processo comece a ser executado.
• Monitoramento: É fundamental que os novos processos passem a ter algum tipo de acompanhamento por um determinado período de tempo através de indicadores, para verificar se os objetivos estão sendo alcançados ou se não existe nenhum ponto de melhoria nos fluxos.
• Melhorias: É nesta etapa que ocorre a melhoria contínua, todos nós sabemos que existe situações que nem todos os fluxos podem ser melhorados, logo cabe a esta última etapa identificá-los e levantarmos a necessidade de priorização de cada um, iniciando novamente o ciclo desde a etapa de planejamento.

Como você pode perceber as etapas para a criação de um novo processo é muito parecida com as etapas do PDCA, exceto por algumas particularidades. As etapas são bem simples e você consegue aplicá-las facilmente na organização em que trabalha.

Práticas que podemos utilizar…

Mesmo já sabendo o que é Gestão por Processos e quais são as etapas que você deve seguir para implementar um processo entro da empresa em que trabalha, é necessário saber quais práticas e técnicas você pode utilizar.

Abaixo vou te passar o resumo de seis práticas iniciais conforme o BPM CBOK:

Arquitetura de Processos: Está prática nada mais é que uma ferramenta com o objetivo de mostrar todos os processos de uma organização e como é o relacionamento entre eles. Desta forma é muito mais simples entender onde está a principal cadeia de valor da empresa.

Mapeamento de Processos: Provavelmente está é a prática mais comum e conhecida por todos nós, nela é realizado a identificação das atividades que compões um processo e os seus elementos, como o objetivo, responsáveis e os recursos necessários para a execução.

Padronização de Processos: Está prática tem como objetivo reduzir desperdícios e o tempo de uma entrega, a partir da organização e formalização de processos, no qual os times irão desenvolver um padrão que deverá ser seguido por todos.

Modelagem de Processos: Outra prática muito conhecida é está, uma representação gráfica dos processos de negócio de uma organização, essa prática permite a diagramação lógica das atividades de forma simples e efetiva.

Transformação de Processos: Nesta prática o objetivo é encontrar a melhorar maneira de realizar uma atividade já existente através de mudanças evolutivas, ela possuí quatro níveis: Melhoria de Processos, Redesenho de Processos, Reengenharia de Processos e Mudança de Paradigma.

Controle de Processos: A última prática diz respeito a como os processos serão medidos e controlados dentro da organização, onde você pode utilizar indicadores de performance e desempenho para cada processo conforme a sua necessidade.

Agora que você já sabe o que é Gestão por Processos, quais são os benefícios de utilizar, quais são as suas etapas e quais práticas você pode aplicar na sua organização, aplique isto na sua empresa e me conta aqui nos comentários o que você achou 😉

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